Al enkele jaren wordt er van uit de protestantse gemeente in Dinxperlo een ‘Levende Adventskalender’ georganiseerd. De insteek hiervan is dat mensen van allerlei gezindten elkaar bij iemand thuis kunnen ontmoeten in een ontspannen sfeer. In 2011 organiseerden ze het voor het eerst en dat was direct een groot succes: maar liefst 117 mensen namen deel aan het event! Dit groeide uit tot in 2018, 250 deelnemers.
Ook een levende adventskalender organiseren? Maak gebruik van de planning van de Protestantse gemeente Dinxperlo.
Een ‘Levende Adventskalender’, wat is dat precies?
Voor elke dag in de adventstijd is er een adres waar een ieder welkom is op een ochtend of middag voor een kopje koffie/thee en een praatje. Er is geen thema, de gesprekken lopen zoals het gaat. Soms is een gesprek luchtig, soms wat dieper, net wat er op tafel komt. De laagdrempelige ontmoeting staat voorop. Iedereen is welkom: kerkelijk en niet kerkelijk.
Mensen die meewerken stellen hun huis tijdens de adventstijd op een afgesproken tijd open voor een kopje koffie of thee. Dit kan zijn op een morgen van 10.00 uur tot 11.30 uur of in de middag van 14.30uur tot 16.00uur. Op zondag alleen de middag.
[Tekst gaat verder onder video]
Zo organiseer je het:
Eind september: planning kopij/persberichten
Eind september is de start van de voorbereidingen met het maken van de kopij-planning. In deze planning staat wanneer en waar (mailadressen) kopij voor het kerkblad en de andere communicatie kanalen van de kerk én persberichten bij verschillende media/huis-aan-huisbladen aangeleverd moet worden.
Media actief benaderen in oktober
Stuur in oktober een artikel met informatie over wat de Levende Adventskalender is en een oproep om mee te doen (dus het huis open te stellen voor bezoek) naar het kerkblad en de andere interne kerkelijke communicatiekanalen (zoals website en social media). Zet daarin een uiterste datum van reageren, zodat het rooster van mensen die hun huis openstellen tijdig klaar is. In Dinxperlo deed , op elke advent dag een ander adres mee.
Stuur een persbericht naar én neem vervolgens ook contact op met plaatselijke media (zoals de wijkkrant en huis-aan-huisblad). Vraag hen om aandacht te besteden aan dit evenement door middel van een stukje in hun medium waarin ze hun lezers alvast wijzen op wat er plaats gaat vinden en vraag hen of ze als het rooster compleet is de adressen van mensen die hun huis openstellen met het tijdvak willen publiceren.
Maak een overzicht vanaf de 1e advent t/m de laatste advents dag 24 december , met daarop data, tijdstip (morgen/middag), adres, telefoonnummer en emailadres. Vul hierop de opgegeven adressen in en de data en tijdstippen waarop de gemeenteleden mee willen werken. Maak daarnaast een overzicht van mensen die hun huis vaker open willen stellen (dus op meerdere data en meerdere dagdelen) zodat er als het nodig is (stel dat er een familie afzegt) geschoven kan worden.
Laat om de mensen er extra op attent te maken in de kerk afkondigen dat er gezocht wordt naar mensen in de gemeente die hun huis open willen stellen. Vergeet niet om daarbij te laten vertellen wanneer de uiterste reactiedatum is.
November: openbaar maken van de adressen
Het overzicht met de adressen die mee werken moet nu klaar zijn. Stuur een overzicht met data, naam van de families, adressen en tijdstippen naar het kerkblad, andere kerkelijke communicatiekanalen en naar de media.
Maar let op:
Absoluut geen telefoonnummer of mailadres vermelden in deze openbare communicatie! Dat zijn gegevens die enkel bestemd zijn voor de eigen administratie.
Omschrijf degene die het huis openstelt altijd als ‘Familie X’ in plaats van ‘Mevrouw X’. Dit om niet de indruk te wekken dat er ergens iemand alleen woont.
Alle deelnemers ontvangen een overzicht (zoveel mogelijk per mail) met wie meewerkt. Zo kunnen zij bezoekers ook wijzen op andere adressen die bezocht kunnen worden. Dat overzicht komt ook in de kerk te liggen, zodat gemeenteleden het mee kunnen nemen en desgewenst kunnen verspreiden.
Tot slot: nabellen en bedanken
Bel na het evenement iedereen na om te horen hoe ze het ervaren hebben, of er nog op-of aanmerkingen zijn en hoeveel bezoek er waren. Schrijf de op- en aanmerkingen op voor een volgende editie.
Plaats na de adventstijd een artikel in het kerkblad en op de overige communicatiekanalen van de kerk waarin staat hoe het is gegaan en hoeveel mensen er hebben mee gedaan (vergeet niet de families die hun huis openstellen te bedanken!). Dit bericht kan ook naar media die persberichten geplaatst heeft gestuurd worden.